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什么是知识管理_ISO 30401知识管理体系标准要点分析

文章来源:华道顾问 编辑:华道顾问

        什么是知识管理?#32943;?#20449;大家平日都有所耳闻,但当中又有多少人真正了解呢?新标准ISO 30401《知识管理体系——要求》于2018年11?#36335;?#24067;,对知识管理做出了定义。该标准将知识定义为“一种人类或机构的?#20160;?#20419;进?#34892;?#30340;决策及行动”,指出知识属于个人、群体或机构,可?#28304;?#23398;习或经验中获取。简单来说,知识管理是机构创造及运用知识的一套方针。ISO 30401由国际标准化组织(ISO)技术委员会(TC 260)制定,并以《附件SL》(Annex SL)内的高?#20934;?#26500;及相同文本为依据,从而加强与其他管理体系标准的融合。标准明确规定了在机构内促进知识的发展、共享及?#34892;?#20351;用知识时所需的要求,以实?#21046;?#30446;标。通过一个全面、综合及跨领域的视角,ISO 30401旨在支持机构开发一个可?#34892;?#25512;广并能通过知识创造价值的管理体系。同时,该标准可作为独立文件支持机构的知识管理活动,也可作为涵盖面更广的管理体系(如涵盖质量、环境及健康与安全元素的管理体系)不可缺少的一部分。

一、制定ISO 30401的原因

知识作为一种无形?#20160;?#38656;要开发、整合、保留、共享、调整及应用,?#21592;?#21592;工可做出?#34892;?#32780;一致的决策,按照过往经验解决问题并提出新见解。目?#22467;?#26426;构单单依靠自主学习的?#38382;劍?#19981;足以赶上技术及业务经营?#26412;?#36716;变的?#38382;啤?#20026;此,他们要率先一步慎重地创造、整合、应用及重用知识。

?#28304;?#20110;不同地区的机构而言,若所有分公司执行同一流程及提供相同的服务,跨地区分享良好经验、专门技术,互相学?#22467;?#21487;带来莫大裨益。?#34892;?#26426;构的重要知识往往由个别员工掌握,一旦机构出现变化或个别员工离职,知识便有流失的风险。如今员工流动性强,使这个问题变得更严峻。

目?#22467;?#30693;识管理正变得越来越重要,很多国家都渴望发展“知识型经济”,使得知识成为财富的主要来源。

二、ISO 30401的架构及内容

(一)ISO 30401为知识管理清晰列出了多个指导原则,包括:知识的性质:知识是无形的、复杂?#27169;?#30001;人类创造;价值:知识在机构实现目标的过程中起着关键作用,知识管理是发掘知识潜在价值的一种途径;关注点:知识管理应根据机构的目标、策略及需求而实施;适应性?#22909;?#26377;一个知识管理方案适用于所有机构及其经营环境,机构可因需要及环境制定?#32422;?#30340;知识管理方法;沟通?#22909;?#20010;人对知识的理解都存在差异,为达成共识,知识管理应经过人与人之间的交流后共同创建,适当时候可以内容、流程及技术作支持;环境:知识并不是直接被管理?#27169;?#30693;识管理侧重于管理工作环境,使知识?#27426;?#24490;环;文化:文化对?#34892;?#30340;知识管理至关重要;重复性:知识管理应包含学习及反馈循环。

(二)除了各管理体系标准(环境、领导、规划、支持、运营、绩效评估?#26696;?#36827;)的标准条文外,ISO 30401还?#24247;?#20197;下主题,每个主题分别代表知识管理体系?#26800;?#19981;同重要维度。
1.通过一系列系统活动和行为开发知识并建立知识管理系统
机构获取新知识的方法包括发掘知识、?#27833;?#37096;获取知识、研究、创新、反馈、经验教?#23548;?#25226;现有知识作崭新的应用;应用现有知识改善行动和决策,使之成为?#34892;?#30693;识,包括知识转移及共享、知识重用及创意解难;保存现有知识,预防机构流失知识,包括知识归档、信息备份、接任计划及上司指导;处理过时或无效的知识,避免机构在当下的环境?#26657;?#36816;用不当的知识,导致出错或工作效?#23454;?#19979;。

2.促进不同类型知识交流的活动及行为
人际沟通及互动:通过个人、群体及机构之间的互动,交换及共享知识;展示:通过展示、记?#25216;埃?#25110;)编纂来创造知识;合并?#33322;?#24050;编纂的知识策展、正规化、构建或分类,使知识易于获取及寻找;内化及学?#22467;?#26816;阅、评估及吸收知识,融入?#23548;?#20043;中。

3.建立知识管理体系的要素
人力资本?#22909;?#30830;各人所属的角色及责任,包括所有知识管理体系的管理者,确保机构的知识管理得到支持;流程:定义适合机构流程的知识活动,包括程序、指引、方法及措施;技术及基础设施:电?#29992;?#20171;、虚拟与?#36136;?#24037;作环境及其他工具,如流动应用程序、门户网站、维基百科、搜索引擎、云端运算、大数据平台、协作工作平台及非正式会议室;管理:制定策略、预期目标及方法,确保知识管理体系能配合整体业务需要;文化:就分享及从错误中学习而形成的态度及规范;其他:需要平衡在知识共享时有可能面对的保密、知识产权?#22467;?#25110;)知识保护等要求。

三、资料性附录

除了标准的核心要求外,ISO 30401还有3份资料性附录:
附录A——知识范畴,从已明确编纂的知识到未经编纂的经验?#22467;?#25110;)基于行动的知识,说明知识如?#25105;?#22810;种类型及?#38382;?#20986;现。一方面,?#34892;?#30693;识不易察觉或不能以文字或符号表达;另一方面,?#34892;?#30693;识可?#32422;?#24405;或?#31456;跡?#22914;课本、文件、开放式的电子学习内容)。
附录B——知识管理与相关学科的关系,列出了一系列与知识管理产生相互作用的课题,包括信息管理、数据管理、商业智能、客户关系管理、学习、机构发展及培训、机构学习、人力资源管理、创新管理、风险管理及质量管理。
附录C——知识管理文化提供一系列信息,说明寻求、共享、开发及应用知识的方法。

结语
ISO30401:2018是目前首个针对知识管理要求的标准,提供一致及系统化的要求。该标准可独立用作认证的准则,也可作为支持?#34892;?#23454;施其他管理体系标准(如ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001)的重要一环。

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